W dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami (Compliance) w sektorze medycznym to nie tylko obowiązek prawny, ale także kluczowy element budowania zaufania pacjentów. Podmioty lecznicze, takie jak przychodnie, szpitale czy gabinety lekarskie, muszą spełniać rygorystyczne wymogi RODO oraz innych regulacji, takich jak ustawa o prawach pacjenta czy normy ISO. Jednak zatrudnienie pełnoetatowego Inspektora Ochrony Danych (IOD) czy prawnika specjalizującego się w Compliance może być kosztowne i nie zawsze konieczne. Rozwiązaniem, które zyskuje na popularności, jest outsourcing usług RODO i Compliance. Dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie i jakie korzyści przynosi podmiotom leczniczym?

Czym jest outsourcing usług RODO i Compliance?

Outsourcing usług RODO i Compliance polega na powierzeniu zadań związanych z ochroną danych osobowych i zapewnieniem zgodności z przepisami wyspecjalizowanym firmom lub kancelariom prawnym. W ramach takiej współpracy podmiot leczniczy otrzymuje kompleksowe wsparcie w zakresie:

• Opracowania dokumentacji RODO – polityki ochrony danych, procedur, rejestrów czynności przetwarzania.
• Pełnienia funkcji IOD – zewnętrzny Inspektor Ochrony Danych monitoruje zgodność z przepisami, przeprowadza audyty i szkoli personel.
• Zarządzania ryzykiem Compliance – analiza zgodności z przepisami prawa medycznego, identyfikacja ryzyk i wdrażanie procedur zapobiegawczych.
• Reagowania na incydenty – wsparcie w przypadku naruszeń ochrony danych, takich jak wyciek danych pacjentów.
• Szkoleń dla personelu – podnoszenie świadomości pracowników w zakresie RODO i Compliance.

Dlaczego outsourcing jest korzystny dla podmiotów leczniczych?

1. Oszczędność kosztów

Zatrudnienie pełnoetatowego IOD lub prawnika specjalizującego się w prawie medycznym i Compliance wiąże się z wysokimi kosztami – wynagrodzeniem, szkoleniami, ubezpieczeniem czy organizacją stanowiska pracy. Outsourcing pozwala zredukować te wydatki, ponieważ płacisz tylko za konkretne usługi, dostosowane do potrzeb Twojego podmiotu leczniczego. W przypadku mniejszych placówek, takich jak gabinety stomatologiczne czy przychodnie specjalistyczne, jest to szczególnie istotne, ponieważ często nie potrzebują one pełnoetatowego specjalisty.

2. Dostęp do ekspertów

Zewnętrzne firmy oferujące usługi RODO i Compliance zatrudniają specjalistów z doświadczeniem w sektorze medycznym. Dzięki temu masz pewność, że Twoja placówka jest obsługiwana przez osoby, które znają specyfikę branży, aktualne przepisy oraz najnowsze wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) i Ministerstwa Zdrowia. Tacy eksperci są na bieżąco z orzecznictwem i zmianami w prawie, co minimalizuje ryzyko błędów.

3. Elastyczność i dopasowanie do potrzeb

Outsourcing daje możliwość dostosowania zakresu usług do indywidualnych potrzeb podmiotu leczniczego. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz jednorazowego audytu, pełnienia funkcji IOD, czy wsparcia w przygotowaniu dokumentacji, firma zewnętrzna może zaproponować elastyczne rozwiązania. To szczególnie ważne dla placówek, które różnią się wielkością, profilem działalności czy poziomem skomplikowania procesów przetwarzania danych.

4. Minimalizacja ryzyka kar

Naruszenie przepisów RODO może skutkować wysokimi karami finansowymi – nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu. W sektorze medycznym, gdzie przetwarzane są dane wrażliwe (np. dane o stanie zdrowia pacjentów), ryzyko kar jest szczególnie wysokie. Profesjonalna firma outsourcingowa pomoże zidentyfikować i wyeliminować potencjalne niezgodności, co znacząco obniża ryzyko sankcji ze strony UODO.

5. Oszczędność czasu

Zarządzanie RODO i Compliance wymaga czasu, którego personel medyczny i administracyjny często nie ma. Outsourcing pozwala skoncentrować się na podstawowej działalności placówki – leczeniu pacjentów – podczas gdy specjaliści zewnętrzni zajmują się kwestiami prawnymi i administracyjnymi.

Kiedy outsourcing jest obowiązkowy, a kiedy opcjonalny?

Zgodnie z RODO, podmioty lecznicze przetwarzające dane osobowe na dużą skalę (np. szpitale, przychodnie wielospecjalistyczne) mają obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Jednak IOD nie musi być zatrudniony na etacie – funkcję tę może pełnić podmiot zewnętrzny. W przypadku mniejszych placówek, takich jak gabinety indywidualne, wyznaczenie IOD nie zawsze jest obowiązkowe, ale warto rozważyć outsourcing, aby zapewnić zgodność z przepisami i zminimalizować ryzyko.

W przypadku Compliance, outsourcing jest zawsze opcjonalny, ale w praktyce bardzo korzystny. Prawo medyczne, regulacje dotyczące dokumentacji medycznej czy wymogi NFZ są złożone i wymagają specjalistycznej wiedzy, którą zapewniają firmy zewnętrzne.

Jak wybrać odpowiedniego partnera do outsourcingu?

Wybierając firmę do outsourcingu usług RODO i Compliance, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

• Doświadczenie w sektorze medycznym – upewnij się, że firma zna specyfikę branży i wymagania prawne.
• Zakres usług – upewnij się, że oferta obejmuje wszystkie potrzebne Ci usługi, od audytów po szkolenia.
• Elastyczność cenowa – wybierz partnera, który oferuje transparentne ceny i możliwość dostosowania usług do Twojego budżetu.
• Dostępność – firma powinna być gotowa do szybkiego reagowania w przypadku incydentów lub pytań.

Podsumowanie

Outsourcing usług RODO i Compliance to rozwiązanie, które pozwala podmiotom leczniczym skupić się na leczeniu pacjentów, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami i minimalizując ryzyko kar. Dzięki współpracy z doświadczonymi specjalistami oszczędzasz czas, pieniądze i zyskujesz pewność, że Twoja placówka działa zgodnie z prawem. Nie musisz zatrudniać IOD ani prawnika na etat – wystarczy wybrać odpowiedniego partnera outsourcingowego, który zadba o wszystkie aspekty związane z ochroną danych i Compliance.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak outsourcing RODO i Compliance może pomóc Twojej placówce, skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści z zakresu prawa medycznego i ochrony danych osobowych z Lublina chętnie odpowiedzą na Twoje pytania i zaproponują rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.

---

Artykuł przygotowany przez kancelarię prawną specjalizującą się w RODO i Compliance dla podmiotów leczniczych z Lublina i okolic. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!